重要書類保管を活用すれば、OB顧客フォローも万全
適切な対応が取れるので、ロスもミスも無くせます
建築工事をさせて頂くということは、
「資産を作る」行為とも言えます。
お客様から任された建築工事の履歴を残すことで、
適切なメンテナンスをし、資産を守る。
また住宅履歴を残すことで、相応しいタイミングに、
適切なメンテナンス工事の提案が出来たりもします。
住宅営業お便り当番には、「住宅履歴」を残せる
「重要書類保管」という便利な機能があります。
では、どんな機能があって、どう使うと便利なのか、
具体的に解説してみましょう。
営業段階の資料と、契約後の資料を分ける
新規に引き合いを頂いたお客様は、まだ契約頂けるとも、
契約頂けないとも分かりません。
打合せの過程では、何度も図面を作ったり、
何度も見積りを作ったりします。
変更、変更となる訳ですが、これらも、
あとで参考にする場合がありますので、
保管はしておいて方がいい訳です。
しかし、最終的に必要となるのは、
「最終図面」であったり、「最終見積り」ということになります。
この「営業途中」のものと、契約が決定した「最終のもの」とは、
区別して保管するというのが、
後日の備えにもなり、便利です。
そこでお勧めなのが、「営業途中」の
図面や見積りや、写真や、各種ファイルといったものは、
「営業活動」の履歴として、
時系列順に保管し、最終のものは、重要書類として、
別保管することです。
最終図面や、見積もりは重要書類へ
住宅営業お便り当番には、「重要書類」を保管する
機能があります。
ご説明した通り、ここには、最終図面や、最終見積りといった
「決定事項だけ」を残した方が、いいと思うのです。
他には、契約書とか、工事中の検査写真とか、
証明書とか、役所の手続き書類とか、
各種の電子ファイルが保管可能です。
もし、紙で書いた書類を電子データとして保管したい
という場合は、スキャンして、PFDデータにしてもいいと思います。
契約書などは、全ページでなくても、
表紙とか、重要事項が書かれている箇所だけでも、 いいと思います。
契約から、工事の着手、完了、引渡し、
その後のメンテナンスと言うように、
その「お宅」の履歴を残す訳です。
履歴は、ただ履歴として残すだけではなく、
将来にわたっての顧客フォローの元データになります。
節目、節目の重要書類は残す
契約前にお客様からお預かりした
敷地図、土地の登記簿謄本、役所で取ってきた
各種の調査資料、
そして、契約段階においては、最終見積り、
最終プラン、契約書。
工事が始まったら、各種の検査票や、届け出といったものも
履歴として残していいと思います。
現場で写真を撮ったものに、タイトルだけつけて、
簡単に保管しておくだけでも、
あとの管理が楽です。
写真データをスマホやデジカメ、パソコンや、Dropboxに
入れっぱなしにしているケースもあると思いますが、
「住宅営業お便り当番」なら、現場で写真をとって、
そのまま「重要書類」に保管できます。
画像も添付して残す
節目、節目で写真を撮って、直ぐその場で「お便り当番」に
アップしておけば、あとの管理が楽です。
見直した時に修正も削除も出来ますので、
まずは、「その場で撮った写真」を「その場でアップ」する
習慣を作られては、どうかと思います。
その時気付いたことを、簡単にメモしておけば、
お客様に報告したり、関係者に指示をしたり、
ブログやSNSの投稿ネタに使えるかも知れません。
アップしたデータは、サムネイルで表示されますから、
あとで参照することも簡単だし、
日付や、件名や、説明なども、あとで、簡単に直せます。
また、保管したデータは、簡単にダウンロードも出来るので、
大切な書類やデータの保管庫としても使えます。
データが、何処に行ったか分からなくて、
探すのも時間の無駄です。
「重要書類保管」機能を利用して、より効率のいい
顧客管理をしましょう。
適切なタイミングでフォロー活動する
「重要書類」には、実際の「節目、節目」の大切な記録が残りますので、
時々見直して、お客様に相応しいタイミングで、
次のフォロー活動を「計画」することが出来ます。
しかし、定期点検の案内を出したり、
ニュースレターを送ったりといった
攻めのOB顧客フォローのためには、
住宅営業おまかせ当番の別の機能が役に立ちます。
もちろん、重要書類の登録内容を見直しつつ、
次に実施すべきTODOを登録することも出来るので、
活用の仕方次第です。
いかがでしょうか？
最終的な「決定事項」の重要書類を
営業段階のものと、分けて保管しておくことの
価値が理解頂けましたでしょうか？
決定事項だけが、時系列に並んでいれば、
５年、10年といった長期のフォロー活動も、
漏れなく対応が出来ます。
重要書類保管機能を、攻めのツールとして使いましょう。
工務店に相応しい顧客管理システムは？
見込み客育成型CRM「住宅営業お便り当番」は、
ハーレーが開発した顧客管理システムをベースに、
アトピッコハウスが工務店用に開発したものです。
顧客管理（ＣＲＭ）機能も、営業支援（ＳＦＡ）機能も、
相当に充実しています。
しかし、一番の「売り」「強み」は、ＤＭやニュースレター
といった顧客フォローツールの「おまかせ配送機能」です。
忙しい工務店経営者に代わって、印刷物の企画から、
印刷、配送までを全部代行するサービスなのです。
住宅営業お便り当番の詳細に関しては、こちらをご確認ください。
