住宅営業 お便り当番

図面管理を、紙のまま行うとしたら、
保管が大変だし、紙が劣化するし、

探し難いし、面倒なことが沢山おこります。

デジタルに変換して、社内で保管するという方法も
あると思いますが、クラウドを活用する利点を

考えてみたいと思います。

図面管理を、クラウド化することに、どんな利点が
あるのでしょうか？

見込み客育成型CRM「住宅営業お便り当番」開発者の後藤です。
まず、図面管理をクラウド化することの
最大の利点は、図面を無くさないことだと思います。

保管も簡単だし、直ぐに探せるから、
引用も簡単。

将来使うことを前提とした保管なら、
絶対にデジタル化し、クラウド環境に保管すべきだと
思います。

図面を管理する際の注意点は、打合せ段階の
「未確定」のものと、契約を締結した後の「最終段階」のものとを
分けておくべきだという点です。

打合せ段階のものと、最終段階のものとは、
「用途」が違いますが、

いずれの場合も、あの時の打合せ内容は、
どうだったかな？　と確認する際に使う訳です。

打合せ段階のものは、打合せの進捗に応じて、
どんどん内容が変わって行きます。

その経緯が分かるように、時系列で図面が管理されていると、
後日、とても便利だと思います。

そして、打合せ段階の「未確定」のものと、
最終段階の「確定したもの」とは、

時系列で、別々に、データで、図面管理しておくと、
後日の役に立ちます。

クラウドで図面管理する、1つの利点は、
データのバックアップが2重、3重に取られている
ことです。

システムの提供会社が、自動的にバックアップしてくれている
ことが多く、万が一の時にも、

データを復旧することが出来る訳です。

今まさに作業していたデータは復旧できなくても、
昨日までの分とか、1週間前までの分とかは、

自動的にバックアップを取ってくれていますから、
データが壊れても、復元できる訳です。

図面管理は、打合せ段階であっても、最終確定の段階であっても、
メモ用紙等に書いたものも、

必要であれば、スキャンして、クラウドの図面管理ソフトに
保管しておくといいと思います。

図面には記載されていないけど、
打合せの段階で、お客様と約束したこと、

決定したことなどを書いておく訳です。

これも、後日の経緯を調べる際に、
大いに役立つと思います。

データのままファイルしてもいいし、PDFに変換して、
添付しても、いい訳です。

図面管理をクラウドで行う場合は、
データの出し入れをCSVで実行できる機能が、

ついていた方が、いいと思います。

CSVとは、カンマ区切りの文字列ですから、
簡単に他のシステムに乗り換えることが可能です。

デジタルに変換したものを
再度、紙の保管に切り替えるというケースは、
多くないと思いますが、

別のクラウドシステムに乗り換えるというケースは
あり得ると思いますので、便利がいいと思います。

図面管理は、デジタル化して、
クラウドで管理するのが、

のちのち一番便利だと思います。

探しやすいし、保管しやすい。

どんな資料であっても、どこにあるのか
分からないのでは、使えません。

将来に備える意味で、図面管理を考えるなら、
直ぐに取り出せて、参照できる形を整えるべきだと思います。

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