営業日報を不要にする顧客管理術とは？
履歴が個別に蓄積された方が、営業効率は良くなる
営業マンが、どういう営業活動をしているかを把握したいのは、
会社の都合だと思いますが、
営業効率から言うと、「営業日報」を作成する時間は、
無駄だと思うし、どうせなら、
お客様単位で、顧客情報を蓄積した方がいいと思います。
顧客管理ソフトを上手に活用すれば、
営業日報も必要なくなるし、
営業効率は格段に良くなると思います。
では、どのように顧客管理ソフトを活用したらいいのか？
解説してみたいと思います。
営業日報は、意味がない
営業日報というのは、営業マンの活動を把握するための
「上司への報告書」と言うことになると思いますが、
事務所に戻って、昼間の話を思い出しながら、
「創作」しながら書いても、全く意味がないと思います。
営業先（お客様宅）で、どんな会話（商談）をしたのか？
正直に書くかどうかも、人によって、
違いが出てくると思います。
また、〇〇様宅に訪問して、〇〇の話をしましたという
報告をもらっても、それで、営業効率が上がるとは、
とても思えません。
実際の商談から、3時間も、5時間も経ってから、
あんな話をしたとか、こんな話をしたと思い出して
「営業日報」を書いても、何の役にも立たない。
それよりも、顧客管理ソフトを使って、顧客との「やり取り」を
「個別」「詳細」に、残しておいた方が、
あとの振り返りに役立つと思います。
また、営業マンが複数人いるような場合で、
個々の営業マンの「活動状況」を把握したいのであれば、
・どこのお宅を訪問する予定なのか？
・どのお客様と、商談する予定なのか？
といったことは、グループウェアソフトで、
管理すれば、いい訳です。
スケジュールに書き込まれている予定に対して、
「活動報告」が上がって来る訳ですから、
個別のお客様の進捗を把握し、必要なアドバイスは、
したらい良いと思います。
顧客情報は蓄積されないと、意味がない
営業日報に、お客様との商談内容を書いても、
あとで役に立ちません。
そんなことをするよりも、商談直後に、
顧客管理ソフトを使って、「営業活動」の内容を
リアルタイムに書いた方がいいと思います。
商談が終わって、記憶が鮮明なうちに、
どんな話をしたのか、今後、どういう打合せを進めていくことになったのか？
それを詳細に書いていく訳です。
営業マンとしては、上司に「突っ込まれる」記録は残したくない
という気持ちもあるとは思いますが、
重要なのは、「契約を頂く」ことだし、「成果を上げる」ことです。
正直に書いてくれないと、話が前に進んでいるのか、
停滞しているのか理解できません。
時系列で書くことに、意味がある
一旦、商談が始まったら、週に１回程度は会って、
話を前に進めて行きたい。
それが、理想的な営業ステップだと思います。
ダラダラと不定期に打合せしていては、
なかなか契約は決まっていかないし、
お客様も疲れてしまいます。
住宅を契約頂くためには、沢山の打合せ事項がありますから、
お客様と、どんな話をしたとか、
どんな課題があるのかといったことを
時系列で記録し残しておいた方がいいと思います。
自社の営業ステップが確立している場合は、
所定の営業ステップ通りに、話が進んでいるのか？
何か問題がないかを把握できます。
そして、問題がある場合は、記録することで、
確実に処理していけます。
頻度と、内容に意味がある
今まさに打合せ中のお客様であれば、
１週間に１回程度のスピードで打合せをしますから、
今の課題や、今後の課題が分からなくなる
ということも少ないと思います。
問題なのは、まだ建てる時期の見極めがついていない
そのうち建てるお客様の営業フォローです。
建てる時期が分からないから、
商談も始まっていない。
だから、建てる時期を見極めるたり、早めたりするために、
資料を送ったり、現場見学会に誘ったりする筈です。
その履歴を時系列に把握したい訳です。
定期的に接触することで、自分を覚えてもらい、
「候補先」の会社に入れてもらわないとならない訳です。
必要に応じて、相応しい対応をする
まだ、「その気」になっていないのに、しつこい営業をすると、
嫌われてしまいます。
かといって、「その気」になっているのに、気が付いて
あげられないと、こちらも、嫌われてしまいます。
まだ「時期が未定」というお客様は、自分を忘れられないように、
資料を送ったり、定期訪問をしたり、
イベントに誘ったりして、「お役」に立ちたい。
そのために顧客管理ソフトを使って、
お客様のフォロー履歴を残し、
時々見直して、相応しいタイミングに、
相応しいフォローをしたいと思うのです。
記録に残すのは、「営業日報」ではなく、
顧客管理ソフトの「顧客情報」にです。
いつ、どんな会話をしたのか、
どんな資料を渡したのか？
そうした「履歴」を積み重ねて行くのです。
いかがでしょうか？
もし、今現在「営業日報」を書かせているとしたら、
その制度を廃止しませんか？
そして、顧客管理ソフトを使って、
顧客情報を、個人単位で蓄積しては、いかがでしょうか？
接触回数が多くなると、覚えてもらえるし、
仲良くもなります。
そして、建てる時期が来たら、相談してくれる筈です。
そのために、顧客管理ソフトを活用するのです。
工務店に相応しい顧客管理システムは？
見込み客育成型CRM「住宅営業お便り当番」は、
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